Vào mỗi dịp cuối năm, thu hồi công nợ luôn là một vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu khi tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh của năm cũ. Vậy làm thế nào để thu hồi nợ một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn? Mời bạn tham khảo bài viết sau đây cùng Apolat Legal nhé.
1. Tìm hiểu về thu hồi công nợ
1.1. Khái niệm
Thu hồi công nợ là việc chủ nợ yêu cầu khách nợ của mình thực hiện thanh toán các khoản tiền, tài sản khác khi đến hạn hoặc quá hạn thanh toán theo thỏa thuận/ hợp đồng giữa chủ nợ và khách nợ, hoặc theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
1.2. Ý nghĩa
- Thu hồi công nợ giúp đảm bảo sự lành mạnh về tài chính của cá nhân và doanh nghiệp.
- Đảm bảo lợi nhuận của tài chính cá nhân, doanh nghiệp.
- Quyết định sự sống còn của cá nhân, doanh nghiệp và hạn chế những rủi ro trong hoạt động kinh doanh.
2. 2 hình thức thu hồi công nợ hiện nay
Hiện này có rất nhiều hình thức thu hồi công nợ khác nhau với các ưu và nhược điểm riêng. Vì vậy bạn nên tìm hiểu chi tiết về mỗi hình thức để khi áp dụng vào thu hồi nợ sẽ thu được hiệu quả tốt nhất.
2.1. Thu hồi công nợ bằng pháp lý
Thu hồi công nợ bằng pháp lý là hình thức thu hồi nợ bằng việc thực hiện theo các quy định của pháp luật, căn cứ vào các điều khoản của thỏa thuận/hợp đồng đã ký kết để yêu cầu khách nợ thực hiện nghĩa vụ trả nợ. Cách thu hồi nợ này sẽ bao gồm Khởi kiện hoặc Tố giác thông qua thực hiện thủ tục tố tụng tại các cơ quan có thẩm quyền hoặc Tòa án để buộc khách nợ trả nợ.
2.2. Thu hồi công nợ bằng thương lượng
Thu hồi công nợ bằng thương lượng là hình thức thu hồi nợ bằng việc sử dụng các kỹ năng tác động đến khách hàng về mặt tình cảm, tâm lý nhưng vẫn đảm bảo được mối quan hệ tối đẹp với khách nợ.
Cách thu hồi nợ này sẽ gồm các giai đoạn:
- Chuẩn bị đàm phán: nghiên cứu và đánh giá hồ sơ, tìm hiểu tình hình khách nợ, đặt ra các mục tiêu đàm phán.
- Tiếp xúc khách nợ: gọi điện thoại, gửi tin nhắn, email đặt lịch hẹn gặp trực tiếp với khách nợ. Lưu ý là hầu hết quá trình tiếp xúc khách nợ thường bị kéo dài nên mỗi quá trình thương lượng đều rất quan trọng.
3. Tổng hợp 12+ kinh nghiệm thu hồi công nợ hiệu quả
3.1. Xây dựng một chính sách chi trả minh bạch
Trước khi ký kết thỏa thuận/ hợp đồng, các bên giao dịch nên cùng trao đổi và thống nhất việc xây dựng chính sách chi trả rõ ràng minh bạch. Nội dung phải nêu rõ về thời hạn thanh toán, quy định về việc thanh toán bắt buộc chi trả đúng hạn và có mức phạt/bồi thường cụ thể nếu phát sinh trường hợp khách hàng thanh toán chậm hoặc không thực hiện thanh toán.
3.2. Chỉ định ngày cụ thể trên hóa đơn
Về thời hạn thanh toán trên hóa đơn, thay vì sử dụng các cụm từ chỉ khoảng thời gian như “thanh toán trong vòng 30 ngày” thì bạn nên dùng cụm từ chỉ mốc thời gian cụ thể như “hạn chót thanh toán vào ngày 30/6”.
3.3. Tạo một quy trình thu tiền chưa thu đầy đủ cho doanh nghiệp của bạn
Thu hồi công nợ là một công việc quan trọng với doanh nghiệp chứ không đơn thuần là một việc kiêm nhiệm. Do đó, công ty nên tạo một quy trình thu hồi nợ rõ ràng, chuyên nghiệp. Cần phân công cá nhân nào sẽ chịu trách nhiệm liên hệ với khách hàng với các quy định cụ thể về thời gian, cách thức gửi thông báo/thư nhắc nhở hay gọi điện cho khách hàng.
3.4. Gửi hoá đơn cho khách hàng qua email
Thay vì gửi hóa đơn qua đường bưu điện tốn nhiều thời gian và chi phí thì bạn nên áp dụng việc gửi hóa đơn bằng email cho khách hàng. Nhờ vậy mà khách hàng sẽ nhanh chóng nhận được thông tin hơn và rút ngắn phần nào quá trình thu hồi công nợ của doanh nghiệp.
3.5. Nên gọi điện thoại và gặp mặt trực tiếp
Nếu bạn đã gửi email cho khách hàng quá lâu nhưng không nhận được phản hồi thì hãy nhấc điện thoại lên và gọi ngay để hẹn gặp trực tiếp khách hàng. Lưu ý rằng trước khi thực hiện việc này thì bạn cần xem lại toàn bộ lịch sử giao dịch của khách và nên để những thông tin này bên cạnh trong lúc bạn trao đổi với khách.
3.6. Trình bày rõ ràng mục đích cuộc gọi
Để gia tăng khả năng thu hồi được công nợ, bạn nên lựa chọn liên hệ với người có quyền ra quyết định chi trả. Trường hợp không thể gặp trực tiếp được người này, bạn hãy trình bày ngắn gọn về mục đích cuộc gọi kèm với hạn chót thanh toán công nợ. Đừng quên nhắc người nghe máy ghi chú lại những thông tin vừa trao đổi và xác nhận lại nội dung này một lần nữa.
